Firma electrónica

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La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido.

Ejemplos:
Usando una firma biométrica.
Firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en una tienda.
Marcando una casilla en una computadora, a máquina o aplicada con el ratón o con el dedo en una pantalla táctil.
Usando una firma digital.
Usando usuario y contraseña.
Usando una tarjeta de coordenadas.

La firma electrónica a su vez puede tener diferentes técnicas para firmar un documento, así tenemos las siguientes: Código secreto o de ingreso: es la necesidad de una combinación determinada de números o letras, que son sólo conocidas por el dueño del documento, o lo que todos usamos, por ejemplo en los cajeros automáticos, es el famoso PIN (Personal Identification Number). Métodos basados en la Biometría: se realiza el acceso al documento mediante mecanismos de identificación física o biológica del usuario o dueño del documento. La forma de identificación consiste en la comparación de características físicas de cada persona con un patrón conocido y almacenado en una base de datos. Los lectores biométricos identifican a la persona por lo que es (manos, ojos, huellas digitales y voz). En el perfeccionamiento del cifrado de mensajes, llegamos a lo que se conoce como criptografía. Esta consiste en un sistema de codificación de un texto con claves de carácter confidencial y procesos matemáticos complejos, de manera que para el tercero resulta incomprensible el documento si desconoce la clave decodificadora, que permite ver el documento en su forma original. De ahí es que surgen dos tipos de criptografía:

1. De clave secreta o simétrica: las partes en los dos procesos de cifrado y descifrado comparten una clave común previamente acordada. Debe ser conocida solamente por ambas partes para evitar que un tercero ajeno a la operación pueda descifrar el mensaje transmitido y de esa forma haga caer toda la seguridad del sistema.
2. Por ese motivo surgió el sistema de clave asimétrica o de doble clave, clave pública y clave privada.
Este sistema fue creado por investigadores de la Universidad de Stanford en 1976.
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Diez datos sobre implementación de la factura electrónica SUNAT

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“Para evitar inconvenientes, se debe iniciar el proceso de transformación digital lo antes posible”, indicó José Luis Malpartida, jefe de producto de Efact, empresa especializada y proveedora del servicio de facturación electrónica.
Bajo estas premisas es que Malpartida indicó ciertos datos importantes que toda empresa debe prevenir y tener en cuenta antes de implementar la facturación electrónica:

1. Puedes ingresar al sistema electrónico sin estar obligado. Si bien existe una lista de contribuyentes obligados, se tiene previsto que la totalidad de empresas peruanas deben ser emisores de comprobantes electrónicos al 2018. Ingresar al sistema de manera voluntaria y anticipada mejorará los estados de la empresa y facilitará el proceso de implementación.

En este link, puedes verificar si tu RUC está dentro de los listados de contribuyentes obligados para diciembre de este año o enero del próximo.

2. Busca un proveedor autorizado por SUNAT. La entidad publicó una resolución que registra y regula a las empresas autorizadas por ellos para prestar servicios de facturación electrónica. Los Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) autorizados son los únicos y total responsables de la conformidad técnica que exige SUNAT para la emisión de los comprobantes de pago.

En este link puedes revisar el listado de Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) autorizados por la SUNAT.

3. Opta por una solución que sea capaz de llegar y atender a todos. La verdadera facturación electrónica requiere que tanto proveedor y comprador se puedan comunicar electrónicamente.

Si eres una empresa que tiene dentro de sus clientes entidades pequeñas, medianas, grandes, microempresas e independientes, debes asegurarte que el sistema de facturación elegido pueda comunicarse con todas ellas sin mayor problema.

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Fraude documentario

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Sabemos que el avance de la delincuencia, la falta de prevención documentaria, la relativa simplicidad de los procesos de falsificación y la verificación incompleta de la documentación controvertida, son algunas causas del fraude documentario. Pero entonces ¿cómo minimizar los riesgos del fraude documental?, ¿cómo anticiparse a las acciones fraudulentas?, ¿cómo desbaratar esa picardía, inteligencia y audacia del falsario?, ¿cómo efectuar una verificación completa de documentos?; la respuesta es: “Prevención y Control del Fraude Documentario”.

El fraude tiene éxito en donde la negligencia y la indiferencia prevalecen, en consecuencia la prevención del fraude documental se deberá efectuar desde dos aspectos: en primer lugar, la protección de los documentos a través de los diferentes medios de seguridad tales como los controles en Excel, el resguardo de los documentos en lugares seguros con control de acceso solo a personas autorizadas y todo elemento que garantice y dificulte la labor de los falsarios; y en segundo lugar, la capacitación y entrenamiento constante de los revisores de documentos en los conceptos básicos que permita efectuar una ágil, oportuna y efectiva verificación documental.

Triángulo del Fraude Documentario
-La oportunidad, la necesidad y la justificación, son los tres elementos que conforman el triángulo del fraude documentario.
-Dentro de la Oportunidad se encuentran algunos indicadores de Fraude como el exceso de confianza, acceso privilegiado, conocimiento del terreno, falta de control, predisposición psicológica, carencia de los medios de seguridad y desconocimiento de las medidas de seguridad.
-Dentro de la Necesidad se identifican indicadores como la situación económica del falsario o las necesidades legítimas o circunstanciales.
Dentro de la Justificación los indicadores son: el motivo ideológico y sentimiento de injusticia.

RECUERDE SIEMPRE QUE:
-La oportunidad hace al falsario.
-El fraude existe donde la negligencia e indiferencia prevalecen.
-A menor riesgo de fraude, mayor rentabilidad económica.