La guerra de las compañías modernas para matar el mail

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Lo cierto es que las herramientas de colaboración no son nada nuevo. Incluso podríamos decir que el origen de ellas está en las intranets.

Algunas voces alertan de la “sobrecarga colaborativa” que nos impide llevar a cabo nuestras tareas de trabajo
Pero es cierto que en los últimos meses hay una tendencia clara hacia este tipo de herramientas. Tanto que esta industria es un sector en rápido desarrollo y cada año aparecen nuevos nombres con la promesa de cambiar la forma en que trabajamos y nos comunicamos.

La adopción de estas herramientas de colaboración también muestra signos de fortaleza. Las previsiones apuntan a que el mercado mundial de aplicaciones de colaboración en la nube alcanzará un valor de hasta 5.900 millones de dólares a finales de 2018.

Pero también hay ciertos inconvenientes que hay que tener en cuenta antes de apostar por este tipo de soluciones. Por ejemplo, muchas empresas se muestran preocupadas por cuestiones de propiedad intelectual y de confidencialidad de la información, sobre todo en la medida en que podemos permitir el acceso a esta información a colaboradores externos.

Además para más de ocho de cada 10 encuestados por Harvard Business Review Analytic Services, la colaboración es de vital importancia para lograr las metas de sus organizaciones. Pero parece que la proliferación de herramientas basadas en la web está obstaculizando la productividad y aumentando los costes en lugar de lograr los beneficios previstos

Algunas voces alertan de la “sobrecarga colaborativa” que nos impide llevar a cabo nuestras tareas de trabajo

A medida que las empresas se vuelven más globales y diversas, necesitan conectar cada vez a más gente. Es cierto que hay muchos aspectos positivos en aumentar la colaboración, pero también ciertos inconvenientes: que de tanto colaborar los empleados dejen de hacer su trabajo y los asuntos en la lista de tareas pendientes sólo aumenten.

Las herramientas de colaboración pueden reducir las reuniones y facilitar el acceso a los documentos clave
En este sentido, las nuevas herramientas digitales y sociales pueden ayudar a crear espacios de conversación donde las preguntas más comunes tengan respuestas o se puedan realizar discusiones sobre temas clave, donde unos pueden responder y otros pueden ver, aprender y reutilizar sin interrumpir al experto. ChatWork es una de las respuestas a la problemática planteada: incluye mensajería instantánea, gestión de tareas, videollamada y almacenamiento de archivos en la nube con una capacidad de hasta 10 GB.

Es decir, que una de las claves de estas herramientas de colaboración para que sean efectivas y productivas está en acompañarlas de unas buenas y efectivas reglas y políticas de uso para que no acaben siendo utilizadas como el correo electrónico: como mero sistema de comunicación y compartición de memes y otros archivos.

Según datos de ChatWork, si se emplean eficientemente, gracias a las herramientas de colaboración podemos reducir el tiempo diario de reuniones de 2 a 0,6 horas y las llamadas de 1 a 0,4 horas. Aunque la gestión de estas herramientas conlleve 1,6 horas de trabajo, con ellas podemos aumentar de 2 horas reales de trabajo efectivo a 5,2 cada día.

Las herramientas de colaboración pueden reducir las reuniones y facilitar el acceso a los documentos clave

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